Home-Office und Telearbeit

Das Coronavirus hat die Bürowelt in Österreich auf den Kopf gestellt. Viele Betriebe haben bereits auf Telearbeit und Home-Office umgestellt. Hier die wichtigsten Tipps, damit der Betrieb auch im Home-Office-Modus weiterlaufen kann. 


WLAN Hotspots 

Mitarbeiter, die von zu Hause Home-Office bzw. Telearbeit verrichten, brauchen nicht nur einen PC oder Laptop, sondern auch eine möglichst leistungsfähige Internetverbindung. Ist eine solche nicht vorhanden, kann mittels mobilem WLAN-Hotspot für temporäre Überbrückung gesorgt werden. Bei einigen Mobilfunkbetreibern können diese Geräte auch ausgeborgt werden.


Software für Videokonferenzen

Um sich zu Hause via Internet mit den Kollegen im Büro sprachlich auszutauschen und zeitgleich die Tastatur zu bedienen, ist ein Headset mit Mikrofon sehr zu empfehlen. Zudem ist dafür die Installation von Programmen wie Skype, Zoom, GoToMeeting oder Microsoft Teams notwendig.  Mittels Webex können größere Videokonferenzen, IP-Telefonie, InstantMessaging, Dateiübertragungen und ScreenSharing durchgeführt werden.

Remote Desktop

Der Remote Desktop dient Administratoren zur Fehlerbehebung, indem man mittels Fernzugriff den Mauszeiger bewegen oder Buchstaben und Ziffern eintippen kann. Diese Technologie kann für die Fernarbeit auch von Mitarbeitern benutzt werden, indem sie auf den PC im Büro zugreifen. Im Sinne der Datensicherheit sollte der Remote Desktop über eine verschlüsselte Verbindung (Virtual Private Network- VPN) realisiert und die Daten in Österreich gespeichert werden.


Daten synchronisieren

Wenn man von zu Hause aus arbeitet und auf Daten wie E-Mails, Office-Dateien oder wichtige Kundenkontaktdaten zugreift und diese gegebenenfalls ändert,
sollte man sie auch regelmäßig mit den im Unternehmen gespeicherten Versionen synchronisieren. Abhilfe kann die Messaging-Plattform Hosted Exchange 2016
schaffen.



Vorsicht vor Phishing-Mails

Angesichts sensibler Daten sollten die Firewall und Antiviren-Programme auf den aktuellsten Stand gebracht werden. Es mehren sich bereits Meldungen zu Phishing Mails oder betrügerischen Chat-Nachrichten. Diese Meldungen sollten keineswegs geöffnet, sondern sofort gelöscht werden.

Dokumente elektronisch signieren.

In manchen Unternehmen müssen wichtige Projekte von den Vorgesetzten noch schriftlich genehmigt werden. Auf Plattformen wie DocuSign können Dokumente auch elektronisch vom Handy, Laptop und anderen Geräten aus unterzeichnet werden.

Virtuelle Verwaltungstools

Digitale Aufgaben-Verwaltungstools wie beispielsweise Trello ermöglichen es den Usern, Aufgaben in Listen zu verwalten und mit Terminen, Checklisten und Anhängen zu versehen. Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Jira erleichtern nicht nur die Arbeit im Büro, es kann auch vom Horne Office darauf zugegriffen werden.Dadurch können Teams übersichtlich festlegen und mitverfolgen, woran gerade gearbeitet wird, bis wann die Arbeiten erledigt werden müssen und wer wofür zuständig ist.


IT-Ressourcen erhöhen

Corona ist relativ abrupt hereingebrochen und niemand weiß genau, wie lange die Krisensituation andauern wird. Unternehmen, die derzeit durch die Abhaltung von Videokonferenzen oder erhöhtem Datentransfer temporär höhere IT-Ressourcen benötigen, könnten auf Pay-Per-Use-Modelle setzen. Dabei wird nur für jene Serverleistung bezahlt, die benötigt wird. Es gibt keine Mindestkontingente und keine Vertragsbindung.

Um Förderungen ansuchen

Durch die neue Horne Office-Förderung der Wirtschaftsagentur Wien werden kleine, mittlere und Kleinstunternehmen aus Wien dabei untere stützt, alles umzusetzen, was für die Bereitstellung von Horne-Offices nötig ist. Dazu zählen:

► die erforderliche Hardware,
► die erforderliche Software,
► Schnittstellen zur Unternehmens-IT-Infrastruktur
► sowie Beratungsleistungen

Die Förderquote beträgt 75 Prozent, die maximale Fördersumme pro Unternehmen 10.000 Euro. Wenn also ein Unternehmen 10.000 Euro investiert, bekommt es 7500 Euro davon gefördert. Die Förderung kann rückwirkend ab dem 1. März 2020 online bei der Wirtschaftsagentur Wien eingereicht werden (Quelle WKO).

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