Online-Meetings richtig planen

Wie Telekonferenzen bzw. Online-Meeting ablaufen sollten und was bei der Moderation von virtuellen Calls beachtet werden muss: Die wichtigsten "Spielregeln" für Online-Meetings.


WhatsApp-Telefonate (Achtung: Sind nicht DSGVO-Konform!), Skype- Telekonferenzen, Zoom-Besprechungen, Microsoft-Teams-Jourfixes oder Facetime-Sitzungen: Die Technik rund um Videotelefonie und Online-Meetings erlebt in Zeiten von Covid-19 einen regelrechten Boom. Die Möglichkeit, virtuell zu kommunizieren, erleichtert derzeit vielen Menschen privat, aber vor allem auch im Homeoffice das Leben. Neben den technischen Voraussetzungen - wie dem richtigen Videokonferenz-Tool, kompatibler Audio- und Video-Technik, ausreichender Internetgeschwindigkeit oder Vorkehrungen im Bereich Cybersicherheit - sollte jedoch auch geklärt sein, wie das virtuelle Meeting ablaufen sollen. Hier sind im Vorfeld ausgemachte Spielregeln sehr zu empfehlen. Wer übernimmt die Moderation oder wie viel Privates kann mit in die Konferenz genommen werden?  Alles, was bei einer „Offline“-Konferenz zutrifft, gilt auch für Telekonferenzen. 


Das bedeutet auch, wenn ein Online-Meeting bevorsteht, muss ich mich genauso gut darauf vorbereiten wie auf eine konventionelle Sitzung. Zu den wichtigsten Punkten in Sachen Planung zählen: 


► Teilnehmerplanung: Wer soll ins Meeting, wer ist entbehrlich? Oft geht die Meeting-Einladung an Teilnehmer, die bei einer Live-Besprechung nicht unbedingt mit am Tisch sitzen würden. 

► Ablaufplanung: Auch bei Telekonferenzen gibt es einen Zeitplan, den man mit den Teilnehmenden vor Beginn  bespricht. 

► Moderatorenrechte: Legen Sie vorab fest, ob das Gespräch aufgezeichnet wird, Bildschirme geteilt werden können oder ob Chats im Hintergrund blockiert oder freigeschaltet werden sollen, um den Teilnehmern zum Beispiel eine Abstimmung im Hintergrund zu ermöglichen.

► Kommunikation: Abgestimmt werden sollte auch, wie während des Meetings miteinander kommuniziert werden soll und wann jemand an der Reihe ist. (z.B: Hand-Symbol, wenn man zu Wort kommen möchte oder Fragen hat etc.) 

► Höflichkeiten: Anders als bei einem echten Meeting fallen Höflichkeiten wie Händeschütteln und Small Talk im virtuellen Bereich weg. Lassen Sie sich etwas einfallen, um gleich zu Beginn eine gute Atmosphäre zu schaffen. Verbinden Sie das zum Beispiel mit einer persönlichen Vorstellungsrunde der einzelnen Gesprächspartner.

► Datenschutz: Auch bei einem konventionellen Meeting werden heikle Unterlagen nicht am Besprechungstisch liegengelassen. Gleiches gilt für die Online-Sitzung. Sensible Unterlagen sollten auch bei Video-Calls nicht sichtbar sein. Grundsätzlich gelten bei Online-Konferenzen ähnliche Regeln wie bei konventionellen Besprechungen. Deshalb sollte man sich auch überlegen, wie man von den teilnehmenden Geschäftspartnern gesehen werden will und wie man zum Beispiel auch optisch in Erscheinung treten möchte. Es gibt immer wieder „Stör-Faktoren" in Form von unkonventioneller Kleidung (z.B.: a la Casual Friday) oder Details im Hintergrund aus der eigenen Wohnung (Passwörter auf einer Pinwand im Hintergrund können hier schnell in falsche Hände gelangen).

Auch die non-verbale Kommunikation bei Videokonferenzen spielt durchaus eine Rolle. Es geht weniger um das Richtig oder Falsch, als um die bewusste Entscheidung, wie wir gesehen werden wollen.

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